Управление временем

Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) — наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности использования личного или корпоративного времени.

Эти методики представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов, которые вообще говоря могут предлагать советы, конфликтующие между собой. Общими в этих стратегиях являются список задач (to-do list), постановка приоритетов и целей.

Управление временем
Согласно принципу Парето, лишь 20% всей деятельности приводит к 80% желаемого результата.

Постановка приоритетов

Согласно эмпирическим принципом Парето, только 20% всех дел приводят к 80% желаемого результата. Расстановка приоритетов заключается в определении именно этих 20% дел, которые будут иметь наибольшее влияние.

Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр предложил простую методику для определения приоритетов среди списка всех текущих действий. Это осуществляется с помощью градации задач относительно их срочности и важности как в следующей таблице:

Матрица Эйзенхауэра
Важность Срочность НЕ срочно Срочно
важно запланировать время выполнения задачи и выполнить ее лично сразу самостоятельно выполнить
неважно не делать, отбросить делегировать задачу компетентной личности

Планирование рабочего времени специалиста

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при расходе 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Для рационального использования своего времени специалисту необходимо, прежде всего, четко осознать свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать следующие основные правила:

  1. При составлении плана на день оставить 40% времени свободным, то есть 60% времени отвести на плановые работы, 20 – на непредвиденные, 20% – на те, что возникают спонтанно;
  2. Надо постоянно фиксировать потраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды он был израсходован. В результате специалист, имея полное представление о расходах в свое время, может составлять план на будущее
  3. Для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;
  4. Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;
  5. Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым специалист может реально справиться.
Читайте также:  ROWE
Оцените статью
Financial-Helper.RU
Добавить комментарий