29.05.2020

Электронный документооборот

Электронный документооборот (оборот электронных документов) – совокупность процессов создания, обработки, правки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Порядок электронного документооборота определяется государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности согласно законодательству.

Основные принципы электронного документооборота

  • Однократная регистрация документа
  • Параллельное выполнение различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их выполнения
  • Непрерывность движения документа
  • Единая база документарной информации для централизованного хранения документов и исключает дублирование документов
  • Эффективно организованная система поиска документа

Отправка и передачи электронных документов

Отправка и передача электронных документов осуществляются автором или посредником в электронной форме с помощью средств информационных, телекоммуникационных, информационно-телекоммуникационных систем или путем отправки электронных носителей, на которых записан этот документ.

Если автор и адресат в письменной форме предварительно не договорились об ином, датой и временем отправки электронного документа считаются дата и время, когда отправка электронного документа не может быть отменено лицом, его отправила. В случае отправки электронного документа путем пересылки его на электронном носителе, на котором записан этот документ, датой и временем отправки считаются дата и время сдачи его для пересылки.

Требования подтверждения факта получения документа, установленные законодательством в случаях отправки документов заказным письмом или передачи их под расписку, не распространяются на электронные документы. В таких случаях подтверждение факта получения электронных документов осуществляется согласно требованиям настоящего Закона.

Получение электронных документов

Электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа автора, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренности между субъектами электронного документооборота.

Читайте также:  Экономика

Если предварительной договоренности между субъектами электронного документооборота не определен порядок подтверждения факта получения электронного документа, такое подтверждение может быть осуществлено в любом порядке автоматизированным или иным способом в электронной форме или в форме документа на бумаге. Указанное подтверждение должно содержать данные о факте и времени получения электронного документа и об отправителе этого подтверждения.

В случае непоступления к автору подтверждения о факте получения этого электронного документа считается, что электронный документ не получен адресатом.

Если автор и адресат в письменной форме предварительно не договорились об ином, электронный документ считается отправленным автором и полученным адресатом по их местонахождению (для физических лиц – месту жительства), в том числе если информационная, телекоммуникационная, информационно-телекоммуникационная система, с помощью которой получен документ, находится в другом месте. Местонахождение (место жительства) сторон определяется в соответствии с законодательством.

Проверка целостности электронного документа

Проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи.

Хранение электронных документов и архивы электронных документов

Субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленного законодательством. Если невозможно выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно осуществляется проверка целостности данных на этом носителе.

Читайте также:  Экономическая система

При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:

  1. информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для дальнейшего использования;
  2. должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
  3. при наличии должна храниться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований по хранению электронных документов путем использования услуг посредника, в том числе архивного учреждения, если такое учреждение соблюдает требования этой статьи. Создание архивов электронных документов, представление электронных документов в архивные учреждения и их хранение в этих учреждениях осуществляется в порядке, определенном законодательством.

Добавить комментарий