Выходной документ

Выходной докумéнт – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Порядок обработки и отправки исходящей документации.

Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться и отправляться централизованно канцелярией предприятия. Как правило, она отправляется в день получения от структурных подразделений или на следующий день. Отправка или передача работникам предприятия документов без их регистрации в канцелярии недопустима. Во время приема от исполнителей исходящих документов необходимо проверять:

  • правильность оформления документа, размещения на нем реквизитов;
  • правильность указания адреса корреспондента;
  • наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;
  • наличие виз на копиях документов, остающихся в делах;
  • наличие на документе отметки о приложениях;
  • соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, которые находятся в конверте. Если оригинал документа подлежит возврату, то на верхнем поле первой страницы проставляется штамп “Подлежит возврату”. Оригиналы приказов, планов, протоколов и т.п. необходимо оставлять в учреждениях – авторам этих документов. Подразделениям направляются их вторые экземпляры. Документы, которые адресуют постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с адресом получателя и отправителя, изготавливаемых заранее типографским способом. В случае отправки корреспонденции в другие города, кроме наименования учреждения должности и фамилии адресата, следует указывать точный почтовый адрес (почтовый индекс, город, улица, номер дома.)

Читайте также:  Мошенничество
Оцените статью
Financial-Helper.RU
Добавить комментарий