Справочно-информационная документация

Справочно-информационные документы – это документы, содержащие информацию о фактическом состоянии дел в структуре, который является основанием для принятия распорядительных документов. Они имеют вспомогательный характер в соответствии с организационно-распорядительных документов, не является обязательные для исполнения в отличие от них. Информация, в них содержится, может побуждать к действию или быть лишь доведена до сведения.

Отчет – служебный документ – содержащий сообщение о деятельности лица или организации или ее итог, выполнение порученной работы, дела, обобщения сделанного и т. д.

Отчеты бывают простые и сложные в зависимости от характера выполненной работы.

Различают статистические и текстовые отчеты. Статистические отчеты оформляются от руки или машинописным способом на трафаретных бланках, текстовые – на общем бланке или на чистом листе бумаги (формат А4) машинописным способом или с помощью оргтехники, в основном по схеме. Отчеты составляют о работе, проделанной в течение определенного периода. Они должны быть конкретными, то есть давать краткий ответ на вопрос схемы.

Реквизиты отчета: название вида документа, дата (дата подписания), заголовок к тексту (о чем отчет и за какой период), текст (вступление, основная часть, выводы и планы на перспективу), подпись, оттиск печати (при необходимости).

Проект текстового отчета готовит секретарь-референт.

Факс – это служебный документ, полученный с помощью телефакса телефонными каналами связи. Факс составляет ксерокопию переданного документа. Факс оформляют так же, как и служебное письмо.

Дополнительные данные, которые автоматически проставляет аппарат – это: указание отправителя (его кода), дата и время передачи документа, номер телефакса, из которого передана информация, количество страниц.

Отправитель факса (адресант) должен получить подтверждение о том, что адресат получил информацию. Главной является графа «RESULTS», в которой в случае получения уведомления полностью и без ошибок проставляется “OK”; если были сбои, – это «NG».

Читайте также:  Цена страховой услуги

Если полученные факсы содержат очень важную информацию и предназначены для длительного пользования, то их следует скопировать, поскольку бумага, используют для факсов, очень тонкий.

В основном переписка по коммерческим вопросам сохраняют 3 года. Служебная переписка с инофирмами по важнейшим вопросам сохраняют не менее 10 лет.

Телеграмма – это служебный документ, представляющий буквенно-цифровое сообщение, переданное с помощью телеграфной связи (телеграфом).

Тексты телеграмм печатают без абзацев. Они должны быть краткими и недвусмысленными. Не рекомендуется употреблять предлоги, союзы, местоимения, междометия, частицы (кроме частицы «не»). Не допускается: переносить слова текста телеграммы с одной строки на другую; делать какие-либо исправления. В случае необходимости вместо разделительных и других знаков используют условные обозначения: ТЧК, КМ, ЛПК, НР (номер), УИК (двоеточие). Знаки «-» (минус), «+» (плюс),% (процент) пишут словами; однозначные числа – преимущественно словам, многозначные – цифрами.

Служебные телеграммы оформляют на почтовых или фирменных бланках или на чистых листах бумаги (формат А5) в двух экземплярах (первый передают в отделение связи, второй подшивают в дело.

Различают инициативные телеграммы и телеграммы-ответы.

В телеграммах ответах в начале текста указывают номер документа, на который дают ответ, а в конце – исходящий номер, после чего отмечают название предприятия (сокращенно), должность (в случае необходимости), фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Оформляя служебную телеграмму, отмечают: название вида документа, категория телеграммы, вид телеграммы, телеграфный адрес получателя, номер документа, на который дают ответ, текст, исходящий номер телеграммы, сокращенное название предприятия, направляет телеграмму, должность лица, подписавшего телеграмму; почтовый адрес и название предприятия – отправителя телеграммы, подпись, дата подписания телеграммы, печать предприятия – отправителя.

Телефонограмма – это служебный документ, представляющий оперативное сообщение, переданное по телефону.

Читайте также:  Средневзвешенный метод учета ТМЦ

Телефонограммы составляет секретарь-референт или другой работник по поручению руководителя.

Текст телефонограммы должен быть четким, кратким (до 50 слов), с акцентом на факты, даты, время и место проведения мероприятий. Если в тексте есть слова, которые плохо воспринимаются на слух, то надо каждую букву передавать словами.

Составленную и оформленную телефонограмму должен проверить и подписать руководитель или ответственный работник предприятия.

Если телефонограмму передают нескольким адресатам, то составляют список их с номерами телефонов.

Оформляя исходную телефонограмму, отмечают: название вида документа, адресата, дату подписания, индекс (входящий номер), подпись, фамилия и номер телефона лица, передала телефонограмму, фамилию и номер телефона лица, принявшего телефонограмму, дату и время передачи телефонограммы.

Передавая телефонограмму, следует соблюдать следующие правила:

  1. представиться и назвать номер своего служебного телефона;
  2. назвать вид документа;
  3. продиктовать текст телефонограммы;
  4. назвать должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму;
  5. записать название должности, фамилия, имя, отчество лица, принявшего телефонограмму, номер его служебного телефона, время передачи-приемки.

Получив телефонограмму, секретарь должен ознакомить с ее содержанием руководителя или работников, которым адресовано телефонограмму.

Телефонограммы оформляют на общих, трафаретных или специальных бланках или на чистых листах бумаги формата А5 в одном экземпляре.

Оцените статью
Financial-Helper.RU
Добавить комментарий