Протокол (документы)

Протокол – это один из самых распространенных документов коллегиальных органов. В нем фиксируют ход и результаты проведения собраний, конференций, заседаний, совещаний. В протоколах отражаются все выступления по вопросам, которые рассматриваются, и решения, принятые в ходе обсуждения. Они оформляются на основании записей и стенограмм, сделанных в ходе заседаний.

Протокол ведет секретарь или другое специально назначенное лицо. Протоколы общих собраний (конференций) подписывают председатель и секретарь, а протоколы заседаний комиссий – все члены президиума.

Классификация протоколов

По объему фиксированных данных протоколы подразделяют на:

Сжатые, в которых записано только определение или распространенную резолюцию, а также указан номер, дату, название организации, количество присутствующих, повестка дня. Под рубрикой «Слушали» – название вопрос, кто высказался.

Полные, в которых записываются выступления докладчиков и других участников собраний, совещаний, заседаний. В подробный протокол заносят также вопрос докладчику и конспективный запись выступлений при обсуждении.

  • выписка из протокола – короткая форма полного протокола. В выписке указывают фамилии и инициалы тех, кто выступил (без изложения выступлений), а также содержание принятых решений. Выписка из протокола подписывают председатель и секретарь заседания. В протоколе делается отметка о произведенном извлечение, а также отмечают, кому оно вручено или направлено.

Стенографические, где все выступления, реплики, вопросы и ответы записываются дословно. Если ход заседания стенографируется, содержание выступлений в протокол не заносится; расшифрована и оформлена должным образом стенограмма прилагается к протоколу.

Когда ход собраний, совещаний, заседаний фиксируется на магнитной пленке путем записи на магнитофоне или диктофоне, после заседания записанные на ней тексты выступлений перепечатываются и заносятся в протокол.

Реквизиты протокола

Протокол имеет следующие реквизиты:

  1. Название вида документа, которую пишут посередине строки;
  2. Порядковый номер протокола;
  3. Название собрания, конференции, заседания, совещания с указанием их характера (общее собрание, производственное совещание, расширенное совещание)
  4. Название учреждения, предприятия или организации, где состоялось собрание, конференция;
  5. Дата проведения собрания, заседания, совещания, которое пишут ниже названия организации с левой стороны. В этой же строке справа пишут место проведения (название города);
  6. Количественный состав участников, который пишут с новой строки. В случае большого количества присутствующих на заседании их список составляют отдельно и добавляют, а в протоколе отмечают только общее количество. Если количество участников достигает 10 -12 человек, то указывают всех присутствующих;
  7. Должности, фамилии, инициалы руководителей собрания, конференции, совещания (председателя, секретаря, членов президиума)
  8. Повестка дня, то есть вопросы, которые рассматриваются на собрании, совещании или конференции. Вопрос в повестке дня формулируют в именительном падеже;
  9. текст;
  10. Перечень приложений к протоколу с указанием количества страниц;
  11. Подписи руководителей собрания, заседания, конференции (председателя и секретаря).
Читайте также:  Реорганизация

Разделы текста протокола

Основной текст протокола делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Каждый раздел содержит «Слушали», «Выступили», «Приняли».

Слово «Слушали» печатается прописными буквами, после него ставится двоеточие. В следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилия докладчика (в именительном падеже), тему доклада. Далее излагается основное содержание доклада или указывается, что текст прилагается.

Так же оформляется раздел «Выступили».

В разделе «Приняли» полностью записывается принято решение, которое может состоять из одного или нескольких пунктов или констатирующей части и резолюции.

Если на собрании проводятся выборы тайным голосованием, результаты оформляются отдельными протоколами счетной комиссии: в одном указывается состав комиссии, а во втором – результаты голосования.

Текст протокола должен быть точным, лаконичным, составленным на основе выступлений, должен всесторонне характеризовать обсуждаемый вопрос с соблюдением содержания и формы изложения, позиции участников сторон.

Протоколы группируются в хронологическом порядке и по номерам, документами, касающимися одного протокола, – по повестке дня.

Решение коллегиальных органов доводятся до исполнителей и организаций, относящихся к сфере управления учреждения, через передачу им решений.

Решение коллегии учреждений внедряется в жизнь приказами руководителя учреждения.

Оцените статью
Financial-Helper.RU
Добавить комментарий