Личное дело

Личное дело работника – это комплект документов, содержащих полные сведения о работнике и характеризуют его биографические, деловые, личные качества. Личное дело занимает основное место в системе персонального учета работников. На основании документов, групируемых в нем проводится изучение, отбор и использование управленческих кадров. Заводятся личные дела на руководителя предприятия, его заместителей, начальников отделов и служб, их заместителей, материально ответственных лиц, специалистов и тому подобное. Оформляется после зачисления работников на работу. Учетные документы, в частности личная карточка и личное дело, очень важны для определения стажа работы при назначении пенсий, при оформлении дубликата трудовой книжки в случае ее потери, в других случаях.

Каждому личному делу присваивается порядковый номер, соответствующий номеру в штатно-должностной книге. Личные дела могут быть систематизированы в алфавитном порядке или по структурным подразделениям согласно штатному расписанию.

Личные дела хранятся так же, как и секретные документы, и выдаются для служебного пользования только должностным лицам, круг которых определяется руководителем предприятия, под расписку в специальном журнале или контрольной карточке.

После передачи личного дела в архив контрольная карточка уничтожается.

Сохраняется личное дело в архиве как самостоятельная единица хранения. В случае перевода работника на другую работу личное дело, как правило, не передается. Исключение составляют случаи перевода лица с предприятия на предприятие одной системы.

Общие требования

Личное дело комплектуется из следующих документов и в такой последовательности:

  • опись документов;
  • дополнение к личному листку по учету кадров (записываются сведения о приказах о переводе на другую работу, поощрения, дисциплинарные взыскания, изменения учетных данных работника);
  • личный листок по учету кадров;
  • автобиография;
  • копии документов об образовании, ученой степени, повышение квалификации;
  • перечень научных работ (для работников, имеющих ученую степень или звание)
  • различного рода характеристики или рекомендательные письма;
  • копия документа об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных действующим законодательством);
  • копии документов, на основе которых издаются приказы о назначении, переводе, увольнении работника;
  • заявление о приеме на работу (контракт);
  • материалы проведения аттестации;
  • согласие на обработку персональных данных.
Читайте также:  Окончательность и целостность договора

В дальнейшем, в хронологической последовательности, в личное дело прилагаются: приказы (распоряжения) об изменениях личных данных; копии документов, подтверждающих повышение квалификации, переподготовку, стажировку; характеристики; аттестационные листы и др.

Оцените статью
Financial-Helper.RU
Добавить комментарий