Документооборот

Документооборот – это движение документов в учреждении с момента создания или от получения со стороны до момента передачи на хранение в архив. Объем документооборота состоит из входящих, исходящих и внутренних документов, которые обработаны за период одного календарного года. Основные этапы документооборота:

  • прием входящей корреспонденции;
  • обработка и регистрация документов;
  • контроль исполнения документов;
  • обработка и отправка исходящей корреспонденции.

Общее количество документов каждого потока за определенный период времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота.

Документооборот в СССР

Документооборот который ежеквартально анализировался, данные о нем докладывались руководству организации, учреждения, предприятия для принятия управленческих решений по совершенствованию работы с документами. Подсчет документов с целью определения объема документооборота в организации фиксировался по каждому из документопотоков (входящий, исходящий, внутренний) в учетной таблицы в разрезе видов документов и групп корреспондентов, а также структурных подразделений организации. Количество документов показывалась в виде дроби, числитель которой означал количество документов, а знаменатель – количество экземпляров (копий) документа. Все операции, осуществляемые работниками организации в процессе документооборота, составляли содержание специальной управленческой функции, называлась делопроизводством, или документации обеспечением управления. Эти операции объединяли многочисленные действия, связанные с созданием и оформлением документов, их учетом, регистрацией, контролем за выполнением, формированием в дела, подготовкой их к архивному хранению и тому подобное.

Оборот электронных документов

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы хранятся или загружаются в определенные выделенные папки (каталоги) организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структуры подразделения организации.

Читайте также:  Деятельность маркетинговая

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделенное соответствующими правами.

Оцените статью
Financial-Helper.RU
Добавить комментарий