Электронный документооборот (оборот электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, правки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Порядок электронного документооборота определяется государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности согласно законодательству.

Основные принципы электронного документооборота

  • Однократная регистрация документа
  • Параллельное выполнение различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их выполнения
  • Непрерывность движения документа
  • Единая база документарной информации для централизованного хранения документов и исключает дублирование документов
  • Эффективно организованная система поиска документа

Отправка и передачи электронных документов

Отправка и передача электронных документов осуществляются автором или посредником в электронной форме с помощью средств информационных, телекоммуникационных, информационно-телекоммуникационных систем или путем отправки электронных носителей, на которых записан этот документ.

Если автор и адресат в письменной форме предварительно не договорились об ином, датой и временем отправки электронного документа считаются дата и время, когда отправка электронного документа не может быть отменено лицом, его отправила. В случае отправки электронного документа путем пересылки его на электронном носителе, на котором записан этот документ, датой и временем отправки считаются дата и время сдачи его для пересылки.

Требования подтверждения факта получения документа, установленные законодательством в случаях отправки документов заказным письмом или передачи их под расписку, не распространяются на электронные документы. В таких случаях подтверждение факта получения электронных документов осуществляется согласно требованиям настоящего Закона.

Получение электронных документов

Электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа автора, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренности между субъектами электронного документооборота.

Если предварительной договоренности между субъектами электронного документооборота не определен порядок подтверждения факта получения электронного документа, такое подтверждение может быть осуществлено в любом порядке автоматизированным или иным способом в электронной форме или в форме документа на бумаге. Указанное подтверждение должно содержать данные о факте и времени получения электронного документа и об отправителе этого подтверждения.

В случае непоступления к автору подтверждения о факте получения этого электронного документа считается, что электронный документ не получен адресатом.

Если автор и адресат в письменной форме предварительно не договорились об ином, электронный документ считается отправленным автором и полученным адресатом по их местонахождению (для физических лиц — месту жительства), в том числе если информационная, телекоммуникационная, информационно-телекоммуникационная система, с помощью которой получен документ, находится в другом месте. Местонахождение (место жительства) сторон определяется в соответствии с законодательством.

Проверка целостности электронного документа

Проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи.

Хранение электронных документов и архивы электронных документов

Субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленного законодательством. Если невозможно выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно осуществляется проверка целостности данных на этом носителе.

При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:

  1. информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для дальнейшего использования;
  2. должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
  3. при наличии должна храниться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований по хранению электронных документов путем использования услуг посредника, в том числе архивного учреждения, если такое учреждение соблюдает требования этой статьи. Создание архивов электронных документов, представление электронных документов в архивные учреждения и их хранение в этих учреждениях осуществляется в порядке, определенном законодательством.